Laut einer Studie verbringt ein Drittel aller leitenden Angestellten täglich bis zu vier Stunden in häufig schlecht vorbereiteten Sitzungen.

Geschäfts-Meetings sind reine Zeit- und Geldverschwendung und damit überflüssig. So könnte man das Fazit der Studie "Meeting Kultur" interpretieren, die von den beiden Softwarehäusern Mindjet und Netviewer unter 800 Geschäftsleitungsmitgliedern und leitenden Angestellten in Deutschland, Österreich und der Schweiz durchgeführt wurde.
Ganz so unnötig sind Geschäftsbesprechungen natürlich nicht, dennoch zeigen die Resultate der Studie, dass die Meeting-Kultur in vielen Firmen dringend überdacht werden sollte. So sind 61 Prozent der Befragten der Ansicht, dass die Hälfte aller Sitzungen unproduktiv, nicht ziel führend oder sogar umsonst sind. Diese Zahl gewinnt vor dem Hintergrund an Bedeutung, dass ein Drittel aller Befragten täglich drei bis vier Stunden in Meetings verbringt.

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Die Studienverfasser wollten von den Umfrageteilnehmern aber auch wissen, weshalb die Meetings in vielen Fällen ihre Aufgabe nicht erfüllen. Dabei antworteten rund 71 Prozent der Befragten, dass unzureichende Informationsgrundlagen die internen und externen Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse verzögern. 61 Prozent sind der Meinung, dass die Fakten schlecht aufbereitet werden und mehr als 55 Prozent sehen die Probleme bei ineffizienten Strukturen und Führungsschwächen der Entscheider. 40 Prozent bemängeln schliesslich schlechte Präsentationen der Sachlage. Mehr als die Hälfte (52%) ist davon überzeugt, dass die klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten und eine übersichtliche Darstellung komplexer Inhalte ein erster Schritt in eine verbesserte Meeting-Kultur wäre.
Um effektiver und kostengünstiger arbeiten zu können, würden 45 Prozent der Umfrageteilnehmer die Anzahl der Vor-Ort-Besprechungen mit Kollegen lieber um bis zur Hälfte reduzieren und stattdessen durch Online-Konferenzen ersetzen.
Diese klaren Aussagen dürften aber etwas an Relevanz einbüssen, wenn man die Tatsache heranzieht, dass die Studienverfasser selber Anbieter von Visualisierungs- respektive Webconferencing-Lösungen sind.

Weniger ist mehr

Der Grossteil der Studienteilnehmer bemängelt aber auch, dass vorhandenes Wissen in den Unternehmen nicht optimal genutzt wird. Um dieses Wissen besser einzubringen, bedarf es einer flexibleren Projektplanung (50%) und der Optimierung des Projektmanagements im Team (48%). Weitere Optimierungen beim Wissenstransfer können erreicht werden durch die Visualisierung, Systematisierung und Weiterverarbeitung von Informationen (43%), Prozessoptimierung (43%) sowie durch ein dynamisches Informationsmanagement.
Auch auf der Kostenseite, die durch ineffiziente Unternehmens- und Kommunikationsprozesse arg strapaziert wird, gibt es Einsparpotential. Eine Optimierung dieser Prozesse erachten 49 Prozent der Befragten als wichtigsten Schritt, um Kosten zu sparen. 46 Prozent würden den Rotstift bei der Planung und Durchführung von Projekten ansetzen und 42 Prozent würden generell weniger, dafür besser vorbereitete Meetings bevorzugen. 34 Prozent sehen schliesslich Einsparpotential durch eine reduzierte Reisetätigkeit.

Von Marcello Caranci (erschienen in InfoWeek)

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