Mitarbeiter-Portfolios helfen, die Leistungen und Fähigkeiten der Mitarbeiter besser einzuschätzen und gezielt zu fördern.

Wie kann ein Unternehmen die Fähigkeiten der Mitarbeitenden erkennen? Wie können diese Fähigkeiten richtig eingestuft werden? Wie können diese Skills schliesslich gezielt gefördert werden? Um diese Aufgaben gewinnbringend zu meistern, müssen Mitarbeiterdaten gesammelt und ausgewertet werden. Das Sammeln allein stellt noch keine grosse Herausforderung dar. Dies geschieht beispielsweise durch regelmässige Qualifikationsgespräche. Nun gilt es aber, diese Informationen gezielt einzuordnen und mittels Zielvereinbarungen zu fördern und schliesslich erneut zu qualifizieren. In einem Kleinbetrieb mit nur wenigen Angestellten, stellt dies aufgrund der Überschaubarkeit und der direkten Vergleichsmöglichkeit keine grösseren Schwierigkeiten dar. In grösseren Unternehmen mit vielen Angestellten hingegen, wird diese Aufgabe schon schwieriger.

Der Portfolio-Ansatz

Ein möglicher Ansatz sind Portfolios. Dieser Begriff, der aus der Marketingterminologie stammt, umschreibt Ressourcen-Bundles, in denen Organisationseinheiten, Teams oder einzelne Mitarbeiter aufgrund verschiedener Kriterien im Unternehmen verglichen werden können. "Auf Basis solcher Portfolios kann die HR-Abteilung besser Entscheidungen treffen", sagt Cornel Müller, Kernbereichsleiter HRM der Fernfachhochschule Schweiz (ffhs).
Die ffhs hat in einer Studie herausgefunden, dass rund 70 Prozent der Schweizer Unternehmen den Portfolio-Ansatz zur Mitarbeiterbewertung und -führung als wichtig erachten. Für die Studie wurden 64 Schweizer Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt, wobei rund ein Dutzend börsenkotierte Grossunternehmen dabei waren.
Doch nur gerade 24 der befragten Firmen arbeiten mit dieser Methode, weil sie in der Praxis schwierig umzusetzen ist. Dabei gibt es verschiedene Ansätze. "Viele Unternehmen verwenden handgestrickte Methoden", so Müller, der in der Praxis schon durchaus gute Lösungen gesehen hat. Das kann beispielsweise mittels Pivot-Tabellen in Excel geschehen. Aber der Aufwand, solche proprietären Lösungen zu entwickeln sei viel zu gross, relativiert Müller. Oft werde viel zu viel Zeit mit etwas verbracht, das nicht zum Kerngeschäft des HR gehört. "In den HR-Abteilungen beschäftigen sich heute noch viel zu viele mit Administration. Die HR-Leute müssen stattdessen People-Management betreiben, an die Front gehen, betreuen und helfen", so Müller, der betont, dass einfache Routinearbeiten automatisiert werden müssen.

Lösung aus Schweizer Küche

Neben den Excel-Lösungen gibt es umfangreichere Produkte wie etwa von SAP oder Peoplesoft, die Visualisierung auch ermöglichen. Diese sind aber aufgrund ihres Leistungsumfangs sehr teuer. "Wieso soll ich eine ganze Kuh kaufen, wenn ich nur ein Glas Milch brauche?", sagt Müller, der in verschiedenen Gesprächen mit HR-Verantwortlichen herausgefunden hat, dass der Wunsch nach einfachen Lösungen vorherrscht, die eine Übersicht darüber bieten, wen das Unternehmen wo hat. "Die Unternehmen wollen ihre High Potentials erkennen", erklärt Müller.
Aus dieser Motivation heraus hat die Schweizer Firma PeopleWorks, die von Experten des Instituts für Management und Innovation der ffhs gegründet wurde, Skillmap entwickelt. Dabei handelt es sich um eine Software, die die Visualisierung von Beurteilungsresultaten automatisiert und so die Umsetzung der HR-Portfolio-Theorie erleichtert.

So funktioniert Skillmap

Die Daten werden über eine Schnittstelle aus einem Excel-File oder im CSV-Format importiert. Danach können die Daten direkt in der Applikation bearbeitet werden. Die Achsen und Quadranten der Portfolios lassen sich frei definieren. Die zwei Dimensionen des Portfolios werden dabei durch die Eigenschaften der Mitarbeiter bestimmt. Viele Unternehmen verwenden dazu die Leistung und das Potential. Je nach Ausprägung dieser Eigenschaften werden die Mitarbeiter in der durch die beiden Dimensionen vorgegebenen Ebene positioniert. Schliesslich kann die Ebene dieses Leistungs-Potential-Portfolios in vier Quadranten aufgeteilt werden, die repräsentativ für eine Mitarbeiterkategorie stehen. So können komplizierte Leistungsbeurteilungen auf einfache Weise visualisiert werden. Den Mitarbeitern kann ihre persönliche Entwicklung durch einfache zweidimensionale Illustrationen aufgezeigt werden. Ihre Position verändert sich zwischen den Dimensionen mit der Zeit und bewegt sich je nach Leistung und Coaching innerhalb der Quadranten. Führungskräften gibt die übersichtliche Aufbereitung und Darstellung in Portfolios schliesslich die Möglichkeit, das Potential ihrer Mitarbeiter besser zu erkennen.

Datenqualität entscheidend

Die Resultate sind im Endeffekt aber nur so verlässlich wie die Datenqualität selbst. Die Basis dazu scheint in den meisten Unternehmen durchaus vorhanden zu sein, wie ein weiterer Blick auf die ffhs-Studie zeigt. Fast 90 Prozent der Umfrageteilnehmer führen einen regelmässigen Zielvereinbarungs- und Überprüfungsprozess durch, zusätzliche 9 Prozent mit einer Teilgruppe der Belegschaft. 68 Prozent der Unternehmen überprüfen regelmässig die Kompetenzen der Mitarbeiter (19% bei einer Teilgruppe). Zudem sagen 61 Prozent, dass sie neben Leistungs- und Kompetenzbeurteilung regelmässig das Potential der Mitarbeiter überprüfen (23% bei einer Teilgruppe). Und mehr als die Hälfte (55%) bestätigt, dass sie die Prozessresultate über die Jahre hinweg vergleichen.

Von Marcello Caranci (erschienen in InfoWeek)

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